Politique de confidentialité

Préambule

L’étude Solva (SRL Solva, dont les bureaux sont sis à 6530 Thuin, Rue de Lobbes 4A, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0821.636.520) accorde une grande importance à la protection adéquate des données qu’il traite.

En effet, dans le cadre de son fonctionnement, l’étude, ses huissiers de justice ainsi que son personnel collectent et traitent certaines données en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et au sens de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

L’étude protège ces données à caractère personnel contre tout risque de perte, de fuites, d’erreurs, d’inaccessibilité, de consultation illicite et contre tout traitement non conforme à la réglementation, aux directives et aux normes.

Afin de s’assurer du respect des normes en vigueur et de la mise en place de mesures de sécurité, tant physiques qu’informatiques et logiques, l’étude a désigné un délégué à la protection des données, Monsieur Jonathan DANIEL.

En cas de difficulté quant à l’utilisation de vos données, il est possible de contacter notre délégué à la protection des données, Monsieur Jonathan DANIEL, en écrivant à j.daniel@my-dpo.be ou au siège social de l’étude, ou par téléphone au 071/59.71.40.

Données traités par l’étude

Données des clients et des parties intervenantes dans un dossier ouvert en vertu de notre mission légale

Après l’ouverture d’un dossier auprès de notre étude, basé sur notre mission légale, des données personnelles, des parties intervenantes au dossier (client, adversaire, famille, confrères, assurances, banques, notaires, avocats, conseils techniques, experts, …) seront recueillies en vue de l’exécution des prestations sollicitées par le client, en vertu d’un contrat (pour notre client) et en vertu de la mission d’intérêt public, dont l’étude est investie, par notamment les articles 519 et 520 du Code judiciaire.

Dans ce cadre, des données peuvent également être reçues de ces différents intervenants ou être collectées si celles-ci ont été rendues publiques.

Ces données peuvent être de plusieurs catégories :

  • Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national)
  • Données relatives à la composition du ménage ;
  • Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
  • Données financières, bancaires et fiscales (comptes bancaires, solvabilité, allocations, conventions, revenus, dettes, assurances)
  • Données relatives au dossier, pouvant être des données de catégories particulières en fonction du type de dossier (données médicales, sexuelles, judiciaires, relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux enfants, aux opinions politiques et syndicales, aux convictions philosophiques ou religieuses)

Les données récoltées dépendront du type de prestation sollicitée de l’étude. Ces données personnelles seront stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux de l’étude.

Dans le cadre de sa gestion des dossiers, l’étude fait usage d’un logiciel de gestion appartenant à la société ICARE SOFT. Une sauvegarde des données reprises dans ce logiciel est réalisée sur nos serveurs ainsi qu’auprès de la société OODRIVE BE.

Ces données seront traitées de manière confidentielle conformément aux dispositions légales par le personnel, les collaborateurs et le comptable externe, ces personnes n’ayant accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Ces données ainsi collectées sont uniquement traitées dans les finalités suivantes :

  • Pour les contacts dans le cadre du dossier et la gestion de la clientèle
  • Pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts
  • Pour la gestion du dossier et la réalisation de notre mission légale
  • Pour la fourniture de services juridiques
  • Pour la gestion des comptes et la facturation
  • Pour le recouvrement des créances dues et l’éventuel contentieux pouvant découler de nos prestations
  • Pour la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées
  • Pour le respect de nos obligations légales

Sauf avec votre accord écrit et expresse ou dans le cadre des obligations qui nous incombent en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, ces données ne seront jamais transmises à un tiers, à l’exception des communications imposées par la loi, notamment aux administrations publiques, à nos mandataires, aux huissiers de justice, aux avocats, aux notaires, au monde judiciaire et à la Chambre nationale des huissiers de justice.

Certaines données pourraient être transmis au cabinet d’avocats chargé du recouvrement des honoraires ou en cas de litige ainsi qu’au comptable pour la facturation et le respect de nos obligations légales.

Dans le cadre d’un litige transfrontière et de la communication d’actes à l’étranger, une transmission de données en dehors des frontières de l’Union Européenne pourrait être réalisée, et ce dans les limites prévues dans les accords internationaux.

Ces données seront conservées 10 ans après la clôture de notre intervention, afin de respecter les obligations qui nous incombent dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017, sauf dans l’hypothèse d’une procédure en recouvrement de nos honoraires ou d’un litige. Dans cette hypothèse, vos données pourraient être conservées au-delà du délai de dix ans, si la clôture du dossier de recouvrement ou du litige devait perdurer.

Données des clients et des parties intervenantes dans un dossier de recouvrement amiable ou une médiation

Après l’ouverture d’un dossier de recouvrement amiable auprès de notre étude ou d’une médiation, des données personnelles, des parties intervenantes au dossier (clients, débiteur, famille, confrères, assurances, banques, notaires, avocats, conseils techniques, experts, …) peuvent être recueillies en vue de l’exécution des prestations sollicitées par les clients, en vertu d’un contrat (pour nos clients et les personnes participants à la médiation) et en vertu de l’intérêt légitime pour les autres parties.

Dans ce cadre, des données peuvent également être reçues de ces différents intervenants ou être collectées si celles-ci ont été rendues publiques.

Ces données peuvent être de plusieurs catégories :

  • Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national)
  • Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
  • Données financières, bancaires et fiscales (comptes bancaires, solvabilité, allocations, conventions, revenus, dettes, assurances)
  • Données relatives au dossier, pouvant être des données de catégories particulières en fonction du type de dossier (données médicales, sexuelles, judiciaires, relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux enfants, aux opinions politiques et syndicales, aux convictions philosophiques ou religieuses)

Les données récoltées dépendront du type de prestation sollicitée de l’étude et seront limitées au strict pour l’exécution des prestations. Ces données personnelles seront stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux de l’étude.

Dans le cadre de sa gestion des dossiers, l’étude fait usage d’un logiciel de gestion appartenant à la société ICARE SOFT. Une sauvegarde des données reprises dans ce logiciel est réalisée sur nos serveurs ainsi qu’auprès de la société OODRIVE BE.

Ces données seront traitées de manière confidentielle conformément aux dispositions légales par le personnel, les collaborateurs et le comptable externe, ces personnes n’ayant accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Ces données ainsi collectées sont uniquement traitées dans les finalités suivantes :

  • Pour les contacts dans le cadre du dossier et la gestion de la clientèle
  • Pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts
  • Pour la gestion du dossier et la réalisation de notre prestation
  • Pour la fourniture de services juridiques
  • Pour la gestion des comptes et la facturation
  • Pour le recouvrement des créances dues et l’éventuel contentieux pouvant découler de nos prestations
  • Pour la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées
  • Pour le respect de nos obligations légales

Sauf avec votre accord écrit et expresse ou dans le cadre des obligations qui nous incombent en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, ces données ne seront jamais transmises à un tiers, à l’exception des communications imposées par la loi, notamment aux services fédéraux pour notre comptabilité.

Certaines données pourraient être transmis au cabinet d’avocats chargé du recouvrement des honoraires ou en cas de litige ainsi qu’au comptable pour la facturation et le respect de nos obligations légales.

Dans le cadre d’un litige transfrontière, une transmission de données en dehors des frontières de l’Union Européenne pourrait être réalisée, et ce dans les limites prévues dans les accords internationaux.

Ces données seront conservées 10 ans après la clôture de notre intervention, afin de respecter les obligations qui nous incombent dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017, sauf dans l’hypothèse d’une procédure en recouvrement de nos honoraires ou d’un litige. Dans cette hypothèse, vos données pourraient être conservées au-delà du délai de dix ans, si la clôture du dossier de recouvrement ou du litige devait perdurer.

Données du personnel et des candidats

Dans le cadre de la gestion de son recrutement, de son personnel, de ses salaires et de sa comptabilité, l’étude traite des données à caractère personnel des membres de son personnel, dans le cadre de la relation contractuelle liant les parties.

Ces données sont de plusieurs catégories :

  • Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national)
  • Données relatives à la composition du ménage ;
  • Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
  • Données relatives aux qualifications professionnelles (parcours professionnel, compétences, langues, domaines de spécialisation, diplômes et titres académiques ou professionnels)
  • Données financières, bancaires et fiscales
  • Le cas échéant, des données de catégories particulières, tels que les données médicales

Ces données sont stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux de l’étude.

Celles-ci sont traitées de manière confidentielle et certaines d’entre elles seront transmises au secrétariat social, GROUP S, à MENSURA et au comptable, dans le cadre de leurs prestations. Ces destinataires n’auront accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Ces données seront conservées pendant 7 ans après la clôture des relations professionnelles, sauf dans l’hypothèse d’un contentieux. Dans cette hypothèse, vos données pourraient être conservées au-delà du délai de dix ans, si la clôture du litige devait perdurer.

Lors de la réception d’une candidature, les données reçues seront traitées dans la mesure nécessaire à la gestion de ladite candidature. Si une candidature n’était pas retenue, celle-ci et les données y relatives seront supprimées dans un délai de 2 mois après le terme du processus de recrutement ou 2 mois après la réception en cas de candidature spontanée.

DONNEES DES COLLABORATEURS, DES FOURNISSEURS ET DE TOUT AUTRE SOUS-TRAITANT

Dans le cadre de l’exécution des conventions avec les collaborateurs, les fournisseurs ou avec tout autre sous-traitant, l’étude récolte et traite des données en vue de l’exécution de la convention.

Ces données sont de différentes catégories :

  • Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national, numéro de TVA)
  • Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
  • Données bancaires et financières ;
  • Données relatives aux activités professionnelles et aux services prestés ;

Ces données personnelles seront stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux de l’étude.

Ces données seront traitées de manière confidentielle conformément aux dispositions légales par le personnel et le comptable externe, ces personnes n’ayant accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Ces données ainsi collectées sont uniquement traitées dans les finalités suivantes :

  • Pour l’administration des relations contractuelles
  • Pour l’administration des paiements
  • Pour la prospection des sous-traitants

Ces données ne seront jamais transmises à un tiers, à l’exception :

  • des administrations fédérales, tant fiscales que sociales, pour le respect de nos obligations légales ;
  • du comptable pour la facturation et le respect de nos obligations légales ;
  • du client de l’étude, si ce sous-traitant intervient dans son dossier ;

Ces données seront conservées 10 ans à compter de la rupture des relations, sauf dans l’hypothèse d’un litige. Dans cette hypothèse, vos données pourraient être conservées au-delà du délai de dix ans, si la clôture du litige devait perdurer.

Données traitées dans le cadre de la gestion informatique et de la destruction des dossiers

L’étude a confié la gestion informatique à deux structures : la société CIO-PME et la société ICARE-SOFT.

Lors de la maintenance ou d’une réparation du matériel informatique, il est possible que des données puissent être consultées ou copiées de manière éphémère par ces informaticiens mandatés par l’étude.

Cette consultation ou cette copie sont nécessaires au fonctionnement de l’étude et à la préservation des données. Si une copie devait être réalisée, celle-ci sera supprimée immédiatement après la maintenance ou la réparation par la société mandatée.

Lors de la destruction des dossiers, il est possible que des données puissent être consultées de manière éphémère par la société mandatée pour ce faire, la société RENEWI.

Données recueillies par les caméras

L’étude étant munie de caméras de surveillance, les visiteurs et les employés seront filmés et des données relatives à leur localisation et leur image seront récoltées. Les visiteurs sont avertis de la présence de ces caméras par les pictogrammes présents au sein des locaux. Ces caméras sont installées uniquement dans un but de sécurisation des locaux. Les images récoltées sont accessibles uniquement par les associés. Celles-ci ne seront jamais transmises à un tiers sauf dans l’hypothèse d’une enquête policière.

Ces données sont stockées sur un serveur indépendant présent dans les locaux et les données sont effacées tous les 7 jours.

Données traitées dans le cadre de l’utilisation du site internet

L’adresse de notre site Web est : https://etudesolva.be. Il a été développé sur base d’une instance de WordPress par Octopix.

Ce site ainsi que toutes ses données sont hébergés chez TinyCluster – Participant au bouclier de protection des données.

Utilisation des données personnelles collectées

Formulaires

Lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact, nous vous demandons votre {nom, prénom, adresse email, …} pour nous permettre d’identifier l’expéditeur du message et d’y répondre. Ces informations sont directement envoyées à notre adresse email et ne sont pas stockées dans la base de données de ce site.

Cookies

Si vous avez un compte et que vous vous connectez sur ce site, un cookie temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les cookies. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de cookies pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un cookie de connexion est de deux jours, celle d’un cookie d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre cookie de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le cookie de connexion sera effacé.

Une série de cookies peuvent être créés dans le cadre de la collecte de données d’utilisations par Google Analytics. La liste de ces cookies et leurs rôles peuvent être consultés à l’adresse suivante: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Statistiques et mesures d’audience

Les services que contient cette partie permettent au propriétaire du site de surveiller et d’analyser le trafic Web et de suivre l’évolution du comportement de l’utilisateur.

Google Analytics est un service d’analyse Web fourni par Google Inc. (« Google »). Google utilise les Données collectées pour suivre et analyser l’utilisation de cette Application, préparer des rapports sur ses activités et les partager avec d’autres services Google. Google peut utiliser les Données collectées pour contextualiser et personnaliser les publicités de son propre réseau publicitaire.

Durées de stockage de vos données

Les Données personnelles sont traitées et conservées aussi longtemps que requis pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Les données d’utilisation du site collectées par Google Analytics sont conservées par ce service pour une période de 26 mois avant d’être supprimées.

Nous rappelons que le secret des correspondances transmises par le réseau Internet n’est pas garanti. Les courriers électroniques sont conservés sur support informatique, le temps nécessaire pour que le cabinet puisse les traiter et seront supprimés (sauf si ces courriers électroniques se rapportent à un dossier ou à un autre traitement) après un délai maximum d’un mois.

Droits des personnes concernées

Le Règlement général sur la protection des données accorde, à partir du 25 mai 2018, plusieurs droits aux personnes concernées, dont :

  • Le droit d’accès aux données et d’obtenir une copie de celles-ci
  • Le droit à la rectification des données
  • Le droit à la limitation du traitement

Les personnes concernées, qui justifieraient de leur identité, disposent de ces droits sur les données les concernant, à l’exception du droit d’effacement. Compte tenu de nos obligations légales de conservation et/ou de la nécessité de ces données dans le cadre de procédure en justice, les autres droits, dont le droit d’effacement ou « droit à l’oubli », ne pourront pas être accordés. En tout état de cause, toute demande excessive ou infondée pourra être refusée.

Toute demande doit être adressée par écrit ou en se présentant en personne à l’étude.

Le droit à la copie permet d’obtenir une copie gratuite sous format électronique de ses données à caractère personnel. Des frais administratifs pourraient être exigés pour toute copie sur format papier.

Si les personnes concernées n’obtiennent pas de réponse dans un délai de 30 jours, la demande doit être considérée comme ayant été rejetée.

Compte tenu de notre obligation au secret professionnel, de nos obligations légales, de la nécessité des données dans le cadre de procédure en justice et des atteintes aux droits et libertés de nos clients, des demandes de droit pourraient être refusées. Si les personnes en question souhaitent faire valoir l’un de ces droits, celles-ci doivent s’adresser préalablement à l’Autorité de Protection des données (anciennement la Commission de la Protection de la Vie Privée).

Plainte

En cas de difficulté ou d’interrogation dans le cadre des traitements réalisés, l’étude peut vous apporter les renseignements nécessaires. Il vous est possible de contacter notre délégué à la protection de données à l’adresse suivante : j.daniel@my-dpo.be L’Autorité de protection des données, dont les bureaux sont sis à 1000 Bruxelles, Rue de la Presse, 35, téléphone 02/274.48.00, email : contact@apd-gba.be, est, quant à elle, compétente pour recevoir vos plaintes.

Modifications

L’étude peut à tout moment apporter des corrections ou des modifications à la présente politique de protection des données. La version la plus actuelle sera communiquée sur simple demande auprès de notre secrétariat.